Kako prepoznati da je vreme za zapošljavanje novog zaposlenog?

Kada kompanija počne da raste, jedno od važnih pitanja za poslodavca jeste kada je pravi trenutak za zapošljavanje novog zaposlenog. Predugo čekanje može dovesti do preopterećenosti postojećeg tima, pada produktivnosti i kvaliteta rada, dok prerano zapošljavanje može predstavljati nepotreban trošak.

Kako onda proceniti da li je kompaniji zaista potreban novi zaposleni?

Ne postoji univerzalno pravilo koje važi za svaku kompaniju. Ipak, postoje jasni pokazatelji koji mogu pomoći poslodavcima da prepoznaju kada trenutni broj zaposlenih više ne odgovara obimu posla.
‍

1. Postojeći zaposleni više ne stižu da završe posao

Jedan od najjasnijih znakova da je vreme za novo zapošljavanje jeste kontinuirana preopterećenost zaposlenih.

Povremeno povećanje obima posla ne mora nužno značiti da je potrebno proširiti tim. Međutim, ako zaposleni mesecima imaju više obaveza nego što mogu da završe u okviru redovnog radnog vremena, kompanija bi trebalo da razmotri da li joj je potreban dodatni zaposleni.

Dugotrajno preopterećenje može uticati na kvalitet rada, organizaciju i zadovoljstvo zaposlenih, ali i na sposobnost kompanije da odgovori na zahteve klijenata.
‍

2. Prekovremeni rad postaje uobičajen

Ako zaposleni sve češće ostaju duže na poslu kako bi završili redovne obaveze, to može biti znak da trenutni kapacitet tima nije dovoljan.

Važno je razlikovati povremeni prekovremeni rad, koji može biti posledica rokova, sezonskog povećanja posla ili određenog projekta, od situacije u kojoj prekovremeni rad postaje svakodnevica.

Ukoliko zaposleni kontinuirano rade više kako bi održali isti nivo poslovanja, možda nije potrebno tražiti način da postojeći tim radi još više, već povećati broj ljudi.
‍

3. Kompanija raste, ali broj zaposlenih ostaje isti

Rast poslovanja je pozitivan, ali sa sobom donosi i potrebu za većim kapacitetima.

Veći broj klijenata, više projekata, povećanje prodaje ili ulazak na nova tržišta mogu brzo povećati količinu posla koju postojeći tim treba da obavi.

Ako kompanija raste, a organizacija i broj zaposlenih ostaju isti, pre ili kasnije može doći do zastoja.

Zapošljavanje u takvoj situaciji nije samo odgovor na trenutni problem. Ono može biti deo plana za održiv rast kompanije i omogućiti postojećem timu da se fokusira na poslove u kojima daje najveću vrednost.
‍

4. Zaposleni preuzimaju previše različitih uloga

U manjim kompanijama je normalno da jedna osoba obavlja više različitih zadataka. Fleksibilnost je često neophodna, posebno tokom ranijih faza razvoja kompanije.

Problem nastaje kada zaposleni počnu da provode značajan deo svog vremena na poslovima koji nisu povezani sa njihovom osnovnom ulogom.

Na primer, prodajni tim može biti opterećen administrativnim poslovima, dok menadžeri preuzimaju svakodnevne operativne zadatke zato što nema dovoljno ljudi.

U takvim situacijama novo zapošljavanje može omogućiti bolju podelu odgovornosti i efikasnije korišćenje postojećih kapaciteta.
‍

5. Kompanija ne može da prihvati nove poslove

Ponekad se potreba za novim zaposlenim najbolje vidi kroz poslovne prilike koje kompanija mora da odbije.

Ako postoji potražnja za vašim proizvodima ili uslugama, ali nemate dovoljno ljudi da prihvatite nove projekte ili klijente, trenutni kapacitet tima može predstavljati ograničenje za dalji rast.

Pre donošenja odluke o zapošljavanju potrebno je proceniti da li je povećanje obima posla održivo i da li će dodatni prihod opravdati trošak nove pozicije.
‍

6. Povećava se broj grešaka i kašnjenja

Preopterećenost zaposlenih često se prvo primeti kroz pad kvaliteta rada.

Propušteni rokovi, duže vreme odgovora klijentima, veći broj grešaka ili nedovoljna pažnja prema detaljima mogu biti znak da tim više nema dovoljno kapaciteta.

Naravno, uzrok problema ne mora uvek biti nedostatak zaposlenih. Potrebno je proveriti i organizaciju procesa, raspodelu odgovornosti i način rada.

Ako je, međutim, glavni problem količina posla, povećanje broja zaposlenih može biti deo rešenja.
‍

7. Menadžment nema dovoljno vremena za razvoj poslovanja

Još jedan važan pokazatelj jeste situacija u kojoj vlasnici i menadžeri sve više vremena provode na operativnim zadacima.

Kada rukovodilac mora svakodnevno da preuzima administrativne ili druge operativne poslove zato što nema dovoljno ljudi, manje vremena ostaje za strateško planiranje, rad sa klijentima i razvoj kompanije.

U takvoj situaciji novo zapošljavanje može omogućiti da se odgovornosti pravilnije rasporede i da menadžment ponovo dobije prostor za aktivnosti koje direktno doprinose razvoju poslovanja.
‍

Kako proceniti da li je zaista potreban novi zaposleni?

Pre nego što kompanija započne proces zapošljavanja, korisno je analizirati nekoliko ključnih pitanja:

• Da li je povećan obim posla privremen ili trajan?
• Koliko dugo zaposleni imaju povećan broj obaveza?
• Koliko često se radi prekovremeno?
• Da li zbog nedostatka zaposlenih kompanija gubi klijente ili poslovne prilike?
• Da li raste broj grešaka, kašnjenja ili reklamacija?
• Da li postojeći tim može da podrži planirani rast?
• Da li je moguće reorganizovati postojeće zadatke bez dodatnog zapošljavanja?
• Koliki je očekivani trošak novog zaposlenog u odnosu na korist koju kompanija dobija?

Odgovori na ova pitanja mogu pomoći da se utvrdi da li je kompaniji potreban novi zaposleni ili je problem moguće rešiti drugačijom organizacijom rada.
‍

Da li je potrebno zaposliti ili postoji drugo rešenje?

Novo zapošljavanje nije uvek jedina opcija.

U zavisnosti od prirode posla, kompanija može razmotriti različite modele angažovanja i organizacije rada, uključujući outsourcing pojedinih funkcija, staffing ili privremeno povećanje broja angažovanih radnika.

Zato je pre pokretanja procesa zapošljavanja važno definisati šta kompaniji zapravo nedostaje: konkretna stručnost, dodatni broj izvršilaca, podrška određenom timu ili fleksibilnost u periodima povećanog obima posla.

Tek nakon toga moguće je odabrati model koji najbolje odgovara poslovnim potrebama.
‍

Pravo vreme za zapošljavanje

Pravo vreme za zapošljavanje nije određeno samo brojem zaposlenih ili količinom posla. Važno je sagledati širu sliku – poslovne rezultate, planove za rast, organizaciju rada i kapacitete postojećeg tima.

Ako zaposleni konstantno rade preko svojih kapaciteta, menadžment nema dovoljno vremena za razvoj poslovanja, kvalitet rada počinje da trpi ili kompanija propušta nove poslovne prilike, to mogu biti jasni signali da je vreme za proširenje tima.

Pravovremeno zapošljavanje može pomoći kompaniji da rastereti postojeće zaposlene, održi kvalitet usluge i stvori kapacitet za dalji rast.

MG Group HR Services pruža podršku kompanijama u procesu regrutacije i selekcije kandidata – od definisanja profila potrebnog zaposlenog do pronalaska i selekcije odgovarajućih kandidata.

Ako planirate proširenje tima ili želite da procenite koji model angažovanja najbolje odgovara vašem poslovanju, naš HR tim može vam pomoći da definišete potrebe i pronađete odgovarajuće rešenje.